协同软件处关键时期 BPM决定个性OA命运

协同软件在中国走过了5个发展年头，5年来，专业厂商对市场关注度的增强，以及传统管理软件厂商的积极介入，使中国协同软件呈现出“井喷”的发展势头。中国信息产业发展研究院所属机构对此分析指出：“协同OA的成功转型，不仅表明技术型协同软件厂商与市场结合后具备强大竞争力，同时带动了中国协同软件由市场培育走向成熟应用”。

　　协同软件在中国走过了5个发展年头，5年来，专业厂商对市场关注度的增强，以及传统管理软件厂商的积极介入，使中国协同软件呈现出“井喷”的发展势头。中国信息产业发展研究院所属机构对此分析指出：“协同OA的成功转型，不仅表明技术型协同软件厂商与市场结合后具备强大竞争力，同时带动了中国协同软件由市场培育走向成熟应用”。

　　在市场渐渐走向成熟应用的同时，协同软件也遭遇了不少疑问，有人甚至认为协同软件被严重高估。对于协同软件持悲观论调的人，大凡对协同软件了解不深，或者有过高期望，有的人认为协同软件一无用处，有的人认为协同离“理想国”差距甚远。无论是过于否定，还是过高期望，都对协同软件产业发展不利。复旦协达首席架构师冯宏卫博士在接受媒体采访时曾经谈到：避免悲观和冒进，才是对待协同软件的正确态度。协同软件的价值不可抹灭，但协同软件也不是包治百病的灵丹妙药。

　　对协同软件的正确态度，有利于协同软件的健康发展。2006年以前，复旦协达等厂商花了大量精力，积极推广协同软件的理念，全方位阐述协同软件的发展历程和给用户的应用价值，以加强协同软件的认知度。2006年后，协同软件即便还存怀疑的目光，但协同软件的概念已被广泛认知。在此关键时期，协同软件的推广，应该围绕着用户在管理工作上的重点，突出协同软件的功能核心，用协同工作的思想变革用户传统的管理与IT应用。

　　工作流是管理重点

　　工作流(Workflow)，是指工作的次序、步骤等工作过程，也常常被称为工作流程，工作流管理有时也被称为业务流程管理(BPM，Business Process Management)。从20世纪80年代后期，很多学者开始把工作流管理放到一个更广泛的意义上来阐述。为了区别于生产管理中的“流程”概念，“业务流程” 的说法开始流行。目前，全球几乎所有商学院都把“工作流管理”纳入教学课程。因为工作流能够使工作事务在多人之间有效流转，而带来协同应用效果，从而占据协同软件的“核心”地位，也成为协同软件驱动各项应用步骤与程序的引擎。

　　工作流的概念主要包括了流动(Flow)和过程(Process)，即“流”、“程”，分别从动态和静态的角度来阐述流程。目前，工作流的内涵和外延有了进一步纵深发展，它几乎渗透了管理的每一个环节：收文、发文等公文管理工作流；请示、汇报等行政管理工作流；客户报备、回访等客户管理工作流；技术评估、新产品组合原则、产品上市策划等产品项目工作流；服务体验、投诉处理等服务工作流；人员招聘、入职、培育、考评等工作流；知识入档、调用等知识管理工作流；预算、审核、报销、信用评估、风险控制等财务管理工作流……在实际工作中，“流程”也成为管理者提及率最高的管理内容之一，甚至可以说：工作流无处不在。

　　在经营中，任何一项战略、计划的设施，都有其有形或无形、有意或无意的相应操作流程。保罗-托马斯和大卫-伯恩的《执行力》一书中，明确指出：如果执行力失缺，再完美的策略也会随时崩溃；而优秀的执行力，却可以随时弥补策略的缺陷，取得良好的效果。同时该书还指出：管理中的战略、人员、业务三大流程对于执行力的作用举足轻重。中国管理领域的知名学者，哈佛大学企业管理博士后余世维先生在《赢在执行》一书的第76页也写道：解决执行力的关键问题是把握人员、战略、运营三个执行力的核心。

　　综上所述不难看出，工作流已经成为日常经营管理和信息管理的重点。

　　信息化从OA起步

　　OA概念在中国由来已久，早在计算机普及应用最初，计算机成为替代打字机的重要设备，从而使其与OA有着不解之缘。OA与MIS一道，成为我国管理软件最早的概念之一，比后来风行的ERP有着更广泛群众认知基础。

　　90年代中期，网络应用的兴起使OA走出了第一阶段：单机应用的编辑型阶段；OA从简单个人级的字表编辑，走向工作组级的文档关联存储型，走进了OA应用的第二个阶段，这些关联存储的信息，有的以文档形式，有的以关系型数据库的形式；90年代后期，门户应用思想的兴起，使信息集中显示成为应用潮流之一，此时的OA进入第三阶段：门户型阶段；进入21世纪，协同管理思潮的兴起和工作流广受重视，使OA进入第四阶段：流程型协同OA阶段。

OA发展四阶段表

　　90年代末期，ERP以其丰富的理论基础，以及完整的功能和应用体系，逐渐成为管理软件的应用焦点。加之OA概念比较模糊，即包括了打字、复印、传真等办公自动化机器设备，又包括了字表编辑等工具软件。这些因素，使OA本身的发展遭遇理论瓶颈，OA虽然应用广泛，但得不到应用的关注，从理论到实践的角度来看，OA都呈边缘化、非主流化倾向。

　　协同软件的出现，使OA再次成为应用热点，协同OA成为企事业单位电子商务、电子政务建设的重点内容之一。在协同OA中，协同是管理思想，OA是具体的应用。在OA的定义中，自动化处理的事务，可以是办公的内容，也可以是商务的内容。同时，办公即可以指行政办公，也可以指商务办公。因此，从广义OA的概念来看，OA不仅仅包含了公文管理、行政管理等内容，甚至包括了人事、客户、项目、财务、物流等相关应用。协同管理思想，使OA突破原有文档管理的局限，开始迈向更广阔的应用领域。

　　无论回顾过去，还是展望未来，OA都是信息化建设不可或缺的重要组成部分。协同管理思想的兴起，使OA具备了更完善的理论依据和实践基础，以工作流为核心、以OA为基础应用的协同软件，已经成为信息化的基础软件。实施协同OA，即是信息化工作的起步，又是深化信息建设、挖掘IT潜能的重要工作。

　　BPM创新OA管理

　　目前有一种倾向是将协同与OA对应起来，这种观点除了某些工具类协同软件在应用上尚显匮乏，从而给人以误解外，也不排除是传统OA对协同思想持排斥态度的结果。

　　从国外同类产品横向分析来看，协同与OA虽然并不等同，但相互之间有很深的渊源。微软的协同软件产品名称Networks，就包含了网络办公的意思。IBM的协同软件，也来源于广泛用于OA领域的Lotus 。从国内协同软件产品来看，协同与OA也密不可分，如复旦协达等市场主流协同软件，不仅能够实现协同商务的应用，同时OA也是其基础应用之一。

　　从理论角度分析，协同是管理思想，OA是应用领域，两者虽不等同，但更不应对立；从实际应用角度分析，协同应用较早、较广的协同写作，与OA的公文管理中多人协作核稿、审稿等应用，所面向的具体事务和工作内容几乎吻合。清华大学协同软件专家史美林教授编著的《计算机支持的协同工作理论与应用》一书中，将协同写作与即时通讯(即时会议系统)、工作流、信息集成发布(协同出版)并列为协同软件的四大主要功能。从中也可以看出，OA与工作流的关系，就像与即时通讯、协同写作的关系一样：并非对立，而是交融。

　　在协同软件的四大主要功能中，BPM的地位举足轻重。特别是当MSN、QQ等即时通讯工具进一步普及、MS Office在协同写作功能上进一步强化、信息集成发布已无技术壁垒之后，工作流更是成为协同软件的核心功能而倍受关注。重点突出工作流的协同软件，可以称之为”流程型”协同软件。

　　”流程型”的协同软件，其BPM贯穿整套软件的几大重要模组，成为软件中信息交互的经络和事务流转的血脉。从公文编纂修改到行政事务的申请批复，从人事的“选、育、用、留”到客户的报备、服务申请、投诉处理，从项目的立项、计划、执行、成效评估，到财务的借款、报销、资信评估、风险控制等等，都是通过工作流在多人间传递任务，以达成协同工作的目的。

　　传统OA及信息化管理软件，在优化工作流中得到协同化的应用变革，以便符合未来信息化管理要求，和网络经济时代的经营挑战。协同管理思想依托IT网络技术，开始创建一个全新的OA应用时期，同时也创建了一个全新的信息化时代。